In unserem Blogbeitrag „Workflows in Business Central” haben wir Ihnen bereits die Vorteile von Worksflows erläutert, doch wie genau richtet man diese Worksflows in Business Central ein? Wir haben Ihnen im folgenden Artikel eine kleine Anleitung zusammengestellt:

In Microsoft Dynamics 365 Business Central haben Sie jederzeit die Möglichkeit, Workflows festzulegen und die Prozesse der jeweiligen Aufgabenbereiche so einzurichten und zu verbinden, dass diese von den verschiedenen Usern bearbeitet werden können. Dabei können auch Systemaufgaben wie beispielsweise automatische Buchungen als Schritte in die Workflows integriert werden. Des Weiteren, können den Systemaufgaben sogenannte Benutzeraufgaben vorausgehen oder folgen. Einen der für hierfür typischen Schritte umfasst beispielweise die Anforderung oder Genehmigung zur Erstellung von Datensätzen.

Microsoft Dynamics 365 Business Central unterstützt in der Standardversion zwei verschiedene Workflow-Arten:

Genehmigungsworkflows sind eine essenzielle Funktion in Microsoft Dynamics 365 Business Central, die Unternehmen dabei unterstützen, Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten und die Kontrolle über Genehmigungsabläufe zu verbessern. Diese Workflows ermöglichen es, bestimmte Aktivitäten oder Transaktionen in einem Unternehmen einem Genehmigungsprozess zu unterziehen, bevor sie ausgeführt werden können. Dabei können verschiedene Arten von Genehmigungsworkflows eingerichtet werden, je nach den spezifischen Anforderungen und Abläufen eines Unternehmens.

In Microsoft Dynamics 365 Business Central basieren Genehmigungsworkflows auf Workflow-Vorlagen. Das heißt, Business Central bietet Ihnen hier bereits vorkonfigurierte Workflows an, die Sie entsprechend Ihrer Geschäftsprozesse auswählen und anpassen können. Die Workflow-Vorlagen sind hierbei in Business Central in verschiedene Bereiche gegliedert wie beispielweise Verwaltung, Finanzen, Einkauf, Verkauf usw.

Um diese Workflow–Vorlagen an Ihre Unternehmensprozesse anzupassen, wählen Sie eine Workflow-Vorlage in Microsoft Dynamics 365 Business Central aus und bearbeiten Sie diese entsprechend. 

Die Workflow-Vorlagen ermöglichen es den Benutzern, den gesamten Genehmigungsprozess zu modellieren, einschließlich der Schritte, Zuständigkeiten, Eskalationsmechanismen und Benachrichtigungen. Sie können festlegen, wer die Genehmigungsanforderung erhält, welche Aktionen sie ausführen können, und welche Bedingungen erfüllt sein müssen, damit die Genehmigung erfolgt. 

Sobald der Genehmigungsworkflow erstellt und aktiviert ist, können Benutzer im normalen Arbeitsablauf Aktivitäten oder Transaktionen veranlassen, die einer Genehmigung unterliegen. Das System leitet dann automatisch die Genehmigungsanforderung an die entsprechenden Benutzer weiter, die den Prozess gemäß den definierten Regeln überprüfen und dementsprechend genehmigen oder ablehnen können. 

Microsoft Power Automated-Flows sind automatisierte Workflows, die es den Usern ermöglichen, verschiedene Aufgaben und Prozesse in Microsoft-Apps sowie in anderen verbundenen Diensten zu integrieren. Diese Automatisierung kann dazu beitragen, manuelle Aufgaben zu reduzieren, Prozesse zu beschleunigen und die Effizienz der Arbeitsabläufe zu verbessern. Von einfachen Benachrichtigungen bis hin zu komplexen Genehmigungsprozessen ist alles umsetzbar. Somit verbessert die Kombination mit Power Automate die ohne hin schon sehr gute Workflow Funktionalität in Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Durch den Erwerb einer Business Central Lizenz erhalten Sie auch eine Lizenz für Microsoft Power Automate. Die Integration von Automated-Flows in Business Central erfolgt über die Microsoft Power Plattform, die nahtlos in Business Central integriert ist. Power Automate ermöglicht den Usern, automatisierte Workflows zwischen verschiedenen Apps und Diensten zu erstellen, ohne dass dazu umfangreiche Programmierkenntnisse erforderlich sind.

Um Automated-Flows in Business Central zu integrieren, müssen Benutzer zunächst die gewünschten Workflows in Power Automate erstellen. Dies kann über die benutzerfreundliche Oberfläche von Power Automate erfolgen, indem sie aus einer Vielzahl von Vorlagen wählen oder eigene Workflows selbst komplett neu aufsetzen. Die Workflows können dann mithilfe von Aktionen und Bedingungen definiert werden, um bestimmte Ereignisse oder Abläufe in Business Central auszulösen.

Sobald die Automated-Flows erstellt wurden, können sie in Business Central integriert und aktiviert werden. Dies erfolgt in der Regel über die Einrichtung von entsprechenden Vorgängen oder Ereignissen in Business Central, die den Start des Automated-Flows auslösen. Zum Beispiel kann ein Automated-Flow ausgelöst werden, wenn eine neue Bestellung erstellt wird, wenn ein bestimmter Lagerbestand erreicht wird oder wenn eine Rechnung fällig ist.

Nachdem der Automated-Flow aktiviert wurde, läuft er automatisch im Hintergrund und führt die definierten Aktionen und Bedingungen aus, sobald der auslösende Vorgang eintritt. Dies kann das Versenden von Benachrichtigungen an bestimmte Benutzer, das Aktualisieren von Datensätzen, das Auslösen von Genehmigungsprozessen oder andere automatisierte Aktionen umfassen.

Durch die Integration von Automated-Flows in Microsoft Dynamics 365 Business Central können Unternehmen ihre Arbeitsabläufe automatisieren, die Effizienz steigern und die Produktivität ihrer Mitarbeiter erhöhen. Dies ermöglicht es ihnen, Zeit und Ressourcen zu sparen, manuelle Fehler zu reduzieren und die Reaktionsfähigkeit auf geschäftliche Anforderungen zu verbessern.

Direct-Flows sind Automated-Flows die allerdings manuell über das Aktionsmenü in Microsoft Dynamics 365 Business Central ausgelöst werden.

Das heißt, Sie können Direct-Flows in einem Datensatz in Business Central, wie zum Beispiel einem Kunden, einem Artikel oder einem Verkaufsauftrag, manuell erstellen und den Vorgang manuell auslösen. Dabei stehen Ihnen Optionen zur internen und externen Bearbeitung von Informationen zur Verfügung, die mithilfe integrierter Tools umgesetzt werden können.

Egal ob Genehmigungsworkflows, Automated- oder Direct-Flows, das Arbeiten mit Workflows in Microsoft Dynamics 365 Business Central trägt dazu bei, die Effizienz, die Qualität und Arbeitsweise in Ihrem Unternehmen zu verbessern und die manuellen und zeitfressenden Aufgaben zu reduzieren. Workflows tragen zudem zur Vereinheitlichung und Strukturierung von Aufgaben bei und fördern dadurch die Zusammenarbeit in und zwischen den verschiedenen Abteilungen und Teams. Für Unternehmen bietet der Einsatz von Worksflows in Microsoft Dynamics 365 Business Central eine ganzheitliche Lösung zur Optimierung von Geschäftsprozessen und ist in der heutigen Zeit unerlässlich geworden.

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