In Zeiten des Fachkräftemangels und der steigenden Löhne ist es wichtiger denn je, einfach und repetitive Tätigkeiten zu automatisieren. Die Digitalisierung kann hier ein wahrer Produktivitätsbooster sein, immer vorausgesetzt, die ausgewählten Programme und Tools sind nicht zu kompliziert und werden nicht zum Selbstzweck. Microsoft hat sich schon früh der Anforderung der Automatisierung und Verringerung der Komplexität gestellt und seine Cloudprodukte wie z.B. Microsoft Dynamics 365 Business Central, Teams oder auch Exchange Online mit Konnektoren für ihre „Wunderwaffe“ Power Automate versehen. In diesem Beitrag wollen wir Ihnen Power Automate in Verbindung mit Microsoft Dynamics 365 Business Central vorstellen und Sie dazu animieren sich die Möglichkeiten in Bezug auf Ihr Unternehmen anzusehen.

Microsoft Power Automate ist eine Low-Code Prozessautomatisierungsplattform aus der Microsoft Cloud und gehört zur Produktfamilie Microsoft Power Platform.

Erstmals im Jahr 2016 unter dem Namen Microsoft Flow veröffentlich, wurde der Name im November 2019 auf Power Automate umbenannt, um den primären Einsatzzweck für den Benutzer noch stärker hervorzuheben. Neben einfachen Automatismen lassen sich, auch über Systemgrenzen und verschiedene Anwendungen hinweg, Geschäftsprozesse mit Hilfe von KI (Künstlicher Intelligenz) abbilden und automatisieren.

Power Automate bietet neben den Anbindungen zu Microsoft‘s eigenen Softwareprodukten wie SharePoint, Forms, Lists, Teams oder auch Microsoft Dynamics 365 Business Central, mehr als 1000 Konnektoren zu den Systemen verschiedenster Hersteller. Eine komplette Liste der aktuellen Konnektoren finden Sie hier. Teilweise sind auch Verbindungen zu on-premises Lösungen verfügbar wie zum Beispiel bei Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Weiterhin sind bereits unzählige Vorlagen für die Erstellung von Automatisierungen und Prozessen vorhanden und können mühelos in Ihre Microsoft 365 Cloud übernommen werden. Beispiel hierfür sind:

• Terminerinnerung per E-Mail an Teilnehmer eines Termins

• Dateianhänge aus E-Mails automatisch in Teams oder OneDrive abspeichern

• Genehmigungsworkflow starten beim Hinzufügen eines neuen Datensatzes in Business Central

• E-Mails mithilfe von GPT zusammenfassen

In diesem Beispiel muss sichergestellt werden, dass der Einkäufer immer mitbekommt, wenn ein Verkaufsauftrag freigeben wurde, um die Ware für den Verkaufsauftrag bestellen zu können, sofern Sie nicht auf Lager ist. Da die Weitergabe-Information über neue Verkaufsaufträge leider immer wieder vergessen wird, haben wir einen Prozess in Microsoft Power Automate erstellt. Dieser Prozess sorgt dafür, dass mit der Freigabe des Verkaufsauftrags in Microsoft Dynamics 365 Business Central, automatisch eine Nachricht an den Einkäufer bzw. das Einkäufer-Team via Teams gesendet wird.

Durch diesen Prozess ist sichergestellt, dass der Einkäufer immer und vollständig automatisch über jeden freigegeben Verkaufsauftrag informiert wird und eine Bearbeitung der Einkaufsbestellung nicht vergessen werden kann, nur weil die benötigte Information nicht die richtige Person bzw. Personen erreicht hat.

Vergessene Einkaufsbestellungen, sowie verärgerte Kunden durch verspätetet Verkaufslieferungen wurden durch diese Maßnahme stark reduziert.

In diesem Beispiel will der Geschäftsführer eines Unternehmens stets automatisch die aktuellen Kontaktinformationen seiner Kunden in sein Adressbuch in Outlook übertragen bekommen und somit auf seinem Mobiltelefon haben. Dies wurde vor dem Einsatz von Microsoft Power Automate immer durch die Assistenz des Geschäftsführers einmal im Monat händisch abgeglichen. Auch hier kann Power Automate helfen. Der geschaffene Prozess ist in diesem Beispiel etwas komplizierter als im ersten Beispiel, da erstens bei jeder Änderung eines Kunden in Microsoft Dynamics 365 Business Central der Prozess automatisch laufen muss und zweitens sichergestellt werden muss, dass nicht immer wieder neue Kontakte angelegt werden und somit unnötige Duplikate entstehen.

Deshalb reagiert der Prozess in Power Automate in diesem Beispiel auf die Änderung eines Kundendatensatzes in Microsoft Dynamics 365 Business Central und prüft, ob dieser Kontakt in dem Adressbuch in Outlook bereits vorhanden ist. Ist der Kunde bereits im Outlook Adressbuch eingetragen, wird dieser nur mit den neuen Informationen versehen. Ist dies nicht der Fall, wird der Kontakt erstellt und automatisch an das Mobiltelefon des Geschäftsführers übertragen.

Durch den Prozess in Microsoft Power Automate muss die Assistenz des Geschäftsführers nun nicht mehr regelmäßig manuell Daten abgleichen. Somit wird wertvolle Zeit gespart und die freigewordenen Kapazitäten stehen für andere Arbeiten zur Verfügung.

In diesem Fall sendet ein Kunde seine Bestellung mit den benötigten Artikeln und deren Menge immer nur direkt per E-Mail an den Vertrieb des Unternehmens. Alle Anstrengungen den Kunden auf den Webshop zu bringen scheiterten. Da es sich aber um einen langjährigen und wichtigen Kunden handelt, möchte man den Kunden selbstverständlich weiter bedienen, sich jedoch die manuelle und zeitraubende Arbeit sparen, sowie die Fehlerquote beim händischen Übertragen der Bestellung aus der E-Mail in Microsoft Dynamics Business 365 Central reduzieren. Dieser Prozess schreibt im Gegensatz zu den anderen zwei Beispielen Daten nach Microsoft Dynamics 365 Business Central. Der Auslöser für den Prozess ist eine E-Mail von einer bestimmten Absender Domain mit dem Betreff „Bestellung“ an eine bestimmte Empfängeradresse.

Die benötigten Informationen zum Erstellen eines Verkaufsauftrags in Microsoft Dynamics 365 Business Central werden mit Hilfe von Power Automate und AI Builder aus der E-Mail extrahiert, kategorisiert, geprüft und in den Verkaufsauftrag bzw. im zweiten Schritt in die Verkaufsauftragszeilen geschrieben. Erst wenn die Ausführung Erfolg hatte und Microsoft Dynamics 365 Business Central keinen Fehler zurückgemeldet hat, wird die E-Mail als verarbeitet gekennzeichnet. Wenn dies nicht der Fall ist, wird sie als unverarbeitet gekennzeichnet, um eine manuelle Kontrolle zu ermöglichen.

Eine weitere Ausbaustufe des abgebildeten Prozesses die aktuell umgesetzt wird, ist dass die Auftragsbestätigung aus Microsoft Dynamics 365 Business Central automatisch via E-Mail durch Power Automate versendet wird.

In diesem Fall spart sich der Vertriebsinnendienst des Unternehmens mehrere Stunden Arbeit pro Woche und kann den wichtigen Kunden dennoch weiterhin per E-Mail bestellen lassen.

Im Wesentlichen lassen sich die Vorteile der Nutzung von Microsoft Power Automate im Zusammenspiel mit Microsoft Dynamics 365 Business Central einfach beschreiben:

Mit Microsoft Power Automate kann durch das gezielte Schaffen von Kommunikationsprozessen einfach und effizient sichergestellt werden, dass Mitarbeiter stets aktiv über die für sie wichtigen Veränderungen informiert werden. Die Fehlerquote aufgrund mangelnder Informationen oder aufgrund eines schlechten Kommunikationsprozesses wird dadurch reduziert, was eine Steigerung der Produktivität, der Mitarbeiterzufriedenheit und der Kundenzufriedenheit zur Folge hat.

Neben dem richtigen Informationsfluss ist es ebenso wichtig Geschäftsprozesse, dort wo es durch den Einsatz von Microsoft Power Automate möglich ist, zu automatisieren und zu vereinheitlichen. Dadurch entstehen einfach zu erlernende Prozesse, die beispielsweise das On-Boarding neuer Mitarbeiter und Fachkräfte im Normalfall deutlich erleichtert. Es wird weniger „Spezialwissen“ über komplizierte und umständliche Geschäftsprozesse von Mitarbeitern benötigt.

Wenn Ihre Mitarbeiter weniger Zeit mit der Datenerfassung und Verarbeitung von Daten verbringen, werden in der Regel wieder Kapazitäten frei. Diese können zum Beispiel genutzt werden, um das Wachstum des Unternehmens an einer anderen Stelle voranzubringen.

Es empfiehlt sich natürlich vor der Automatisierung eine Kosten-Nutzen-Analyse durchzuführen und den individuellen Return of Invest zu spezifizieren und messbar zu machen.

Die Voraussetzungen für die Einführung von Microsoft Power Automate sind im Wesentlichen nur das Vorhandensein einer entsprechenden Lizenz. So ist Microsoft Power Automate sowohl in den meisten Office 365 Business Lizenzmodellen als auch in den meisten Office 365 Enterprise Modellen bereits inkludiert.

Die Verbindung zu den Systemen erfolgt dann über die Power Automate Verwaltung.

Die Implementation von Microsoft Power Automate kann und sollte schrittweise erfolgen. Es ist immer ratsam sich einen Partner für die Implementierung zu nehmen, um die ersten Schritte in Power Automate zu gehen. Dies empfiehlt sich gerade dann, wenn die Verbindung zu komplexeren Systemen wie z.B. Microsoft Dynamics 365 Business Central geplant ist.

Neben der externen Unterstützung ist es jedoch auch immer ratsam intern Knowhow aufzubauen und die Mitarbeiter entsprechend zu schulen, auch dann, wenn diese Mitarbeiter nicht für die Umsetzung der Prozesse in Power Automate und Microsoft Dynamics 365 Business Central eingesetzt werden. Nur so können Ihre Mitarbeiter die tägliche Arbeit mit der Brille der Automatisierung betrachten und Ideen für die Digitalisierung und Automatisierung einbringen.

Auch für den Support ist es sinnvoll, einen Microsoft Partner zu haben. Da es sich bei Power Automate um ein sehr breit aufgestelltes und tiefintegriertes Softwareprodukt handelt, bedarf es immer wieder Fachwissen, welches man sich nicht immer in kürzester Zeit selbst aneignen kann. Insbesondere bei der Fehlersuche ist daher die Unterstützung von Experten erforderlich und angebracht.

Microsoft Power Automate ist mittlerweile ein fester Bestandteil unserer täglichen Arbeit und unseren Kundenprojekten. Bei der Einführung von Microsoft Dynamics 365 Business Central greifen wir mittlerweile in so gut wie jedem Projekt auf das Power Platform Produkt zurück und setzen es mit wachsender Kundenbegeisterung ein. Mitarbeiter, die einmal die Vorteile von Power Automate kennen gelernt haben, bekommen eine andere Sicht auf die Prozesse und die Möglichkeiten der Automatisierung und fungieren sehr schnell als Ideengeber um die Effizienz in Ihrem Unternehmen weiter steigern zu können.

Erst mit dem Einsatz von Microsoft Power Automate gelingt es uns, gemeinsam mit Ihnen das volle Potential aus Ihrer ERP Lösung Microsoft Dynamics 365 Business Central auszuschöpfen.

Ein wichtiger weiterer Aspekt ist das normalerweise schnelle Erreichen des Return of Invest, da z.B. in den meisten Fällen keine gesonderte Lizenz für Power Automate erforderlich ist und zudem die Einführung meist mit verhältnismäßig wenig initialen Aufwand verbunden ist.

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